Як порахувати відпускні в Україні: що важливо знати заздалегідь
Як порахувати відпускні — питання, яке щороку зринає в бухгалтерів, кадровиків і самих працівників. Помилка в один день або неправильно визначений період може зменшити суму на тисячу гривень і більше. У 2025-2026 роках правила розрахунку в Україні регулюються статтею 21 Закону «Про відпустки» та статтею 74 Кодексу законів про працю, тож працювати «на око» не варто.
Суть проста: щоб порахувати відпускні, потрібно знати середньоденний заробіток і кількість днів відпустки. Далі — помножити перше на друге. Але в реальності є нюанси: як рахувати, якщо працівник відпрацював менше року, як впливають лікарняні, як оплачується військова служба та переведення, і що робити з преміями та доплатами. Нижче — детальна інструкція, яка закриває ці питання.
Підхід у статті однаково корисний бухгалтеру, який веде розрахунки в «BAS» чи «1С», і звичайному працівнику, який хоче перевірити цифру в розрахунковому листі. Усе — з формулами, прикладами та посиланням на чинні норми.
Базова формула: як порахувати відпускні за два кроки
Загальна формула виглядає так:
Відпускні = Середньоденний заробіток × Кількість днів відпустки
Середньоденний заробіток визначається за 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Якщо людина відпрацювала менше року, беруть фактичний час — з першого числа місяця після прийняття на роботу до останнього числа місяця перед відпусткою.
У 2025-2026 роках для більшості випадків застосовується календарний підрахунок днів. Відпустка тривалістю 24 календарних дні оплачується за 24 дні, якщо працівник не виключав свята з розрахункового періоду і в розрахунковому періоді є повні відпрацьовані місяці. Відповідно до роз’яснень профільних кадрових видань, простіше спочатку визначити середньоденну, а потім множити на календарні дні.
Крок 1: визначаємо розрахунковий період
Якщо працівник іде у відпустку у серпні 2026 року, розрахунковий період — з 1 серпня 2025 року до 31 липня 2026 року. Це дванадцять повних місяців. У цей період входять:
- відпрацьовані дні та нарахована за них зарплата;
- оплата лікарняних (входять у розрахунок за спеціальними правилами);
- відрядження, якщо вони оплачені за середнім заробітком;
- дні, оплачені за середнім заробітком у зв’язку з виконанням державних обов’язків.
Не включають у розрахунковий період дні, коли працівник не працював без збереження зарплати, догляду за дитиною до 3 або 6 років, а також дні простою не з вини працівника, якщо оплата була нижчою за середню.
Крок 2: рахуємо середньоденний заробіток
Формула для повністю відпрацьованого періоду виглядає так:
СЗ = Заробіток за 12 місяців ÷ (Кількість відпрацьованих днів за 12 місяців − Святкові та неробочі дні, встановлені законом, у цьому періоді)
Святкові дні виключаються з розрахункового періоду відповідно до статті 73 КЗпП. У 2025-2026 роках це 11 днів: Новий рік, Різдво, Міжнародний жіночий день, Великдень, День праці, День перемоги, Трійця, День Конституції, День Незалежності, День захисників і Покрова, Різдво за григоріанським календарем. Точний перелік затверджується щороку.
Якщо всі місяці відпрацьовані повністю, календарних днів у розрахунковому періоді — 354 (365 або 366 днів у році мінус 11 святкових). Тобто для типової ситуації:
СЗ = Заробіток за рік ÷ 354
Крок 3: множимо на дні відпустки
Стандартна щорічна відпустка — 24 календарних дні. Якщо людина працює на шкідливому виробництві, у шкільних закладах, у науці чи має інші пільги, кількість днів може бути більшою. Це важливо врахувати до того, як порахувати відпускні, інакше сума вийде заниженою.
Якщо в розрахунковому періоді є неповні місяці, дні рахують окремо для кожного такого місяця: кількість відпрацьованих календарних днів множать на коефіцієнт 1,4 (середньомісячне число календарних днів = 30,44, а середньотижневе — 5,7).
| Ситуація | Розрахунковий період | Кількість днів для середньої |
|---|---|---|
| Відпрацьовано повний рік | 12 повних місяців | 354 дні (мінус 11 святкових) |
| Відпрацьовано 10 місяців і 15 днів | Фактичний час з 1 числа місяця прийому | Сума календарних днів повних місяців + дні неповного місяця × 1,4 |
| Був лікарняний 12 днів у січні | Січень рахується як неповний місяць | 19 відпрацьованих днів січня × 1,4 |
| Працівник на декреті виходив на роботу | Дні до декрету і після виходу | Сума днів двох частин періоду |
Приклад 1: повністю відпрацьований рік
Олена, менеджер, іде у відпустку з 1 серпня 2026 року на 24 календарних дні. Її зарплата — 28 000 грн на місяць, премій і доплат немає. Розрахунковий період: серпень 2025 — липень 2026.
Заробіток за рік: 28 000 × 12 = 336 000 грн. У 2025-2026 роках у цьому періоді 11 святкових днів. Кількість днів для розрахунку: 354.
Середньоденний заробіток: 336 000 ÷ 354 = 949,15 грн. Відпускні: 949,15 × 24 = 22 779,60 грн. Мінус податок на доходи фізичних осіб 18% і військовий збір 1,5% — на руки Олена отримає приблизно 18 321 грн. Точні суми залежать від кількості святкових днів, що потрапили у відпустку: якщо такі дні є, їх оплачують, але не включають у дні відпустки.
Приклад 2: рік з лікарняним
Андрій, інженер, у січні 2026 року хворів 10 днів. Лікарняні оплачені у сумі 12 000 грн. Основна зарплата — 30 000 грн на місяць. Розрахунковий період: серпень 2025 — липень 2026.
Кількість відпрацьованих днів у січні: 31 − 10 (лікарняні) − 1 (свято) = 20. З урахуванням коефіцієнта 1,4: 20 × 1,4 = 28 днів для розрахунку. Решта 11 місяців повні, кожен по 29,4 дня (354 ÷ 12). Підсумок: 29,4 × 11 + 28 = 323,4 + 28 = 351,4 дня.
Заробіток: 30 000 × 11 + 12 000 = 342 000 грн. Середньоденний: 342 000 ÷ 351,4 = 973,25 грн. Відпускні за 24 дні: 973,25 × 24 = 23 358 грн. Лікарняні при цьому увійшли в загальний заробіток, але дні лікарняного виключені з кількості днів.
Приклад 3: працівник відпрацював лише 7 місяців
Марина влаштувалася на роботу 1 січня 2026 року, у відпустку йде з 1 серпня 2026 року. Розрахунковий період: січень — липень 2026 року, 7 повних місяців. Зарплата — 22 000 грн. У січні 2026 року 1 святковий день, тож січень рахуємо як повний, але виключаємо свято.
Кількість днів: 7 × 29,4 = 205,8 (для 7 повних місяців 2026 року, без січня свято не виключаємо, бо 29,4 — це середньомісячне число з урахуванням святкових). Уточнення: для 2026 року для повного місяця беруть 29,4 дня, оскільки це 354 ÷ 12. Тому для 7 місяців — 205,8.
Заробіток: 22 000 × 7 = 154 000 грн. Середньоденний: 154 000 ÷ 205,8 = 748,30 грн. Відпускні: 748,30 × 24 = 17 959,20 грн. Це менше, ніж у Олени, бо менше місяців, а відпустка стандартна.
Які виплати входять у розрахунок, а які — ні
Бухгалтеру і працівникові корисно пам’ятати, що саме «живить» середньоденну:
- Основна зарплата, премії, надбавки, доплати за кваліфікацію, вислугу, класність, науковий ступінь.
- Оплата лікарняних і декретних — включаються в загальний заробіток, але дні виключаються з кількості днів.
- Відрядження, якщо вони оплачені за середнім заробітком.
- Індексація, якщо вона нараховувалась у періоді.
Не включаються:
- Допомога при народженні дитини, соціальні виплати.
- Одноразова допомога при виході у відпустку, якщо вона не передбачена системою оплати праці.
- Матеріальна допомога до відпустки, якщо вона не є постійною складовою зарплати.
- Компенсація за невикористану відпустку при звільненні рахується за іншою методикою.
Святкові та неробочі дні: де помиляються найчастіше
Святкові дні виключаються з розрахункового періоду, але оплачуються під час відпустки, якщо вони припадають на її дати. Поширена помилка — включити свято у 24 дні відпустки й тим самим «вкоротити» фактичний відпочинок. Якщо свято потрапило у відпустку, його виключають із числа днів відпустки та оплачують як звичайний робочий день.
Наприклад, відпустка з 12 серпня по 4 вересня 2026 року включає 24 серпня — День Незалежності. Це свято виключається з днів відпустки, тож відпустка фактично подовжується на 1 день. Оплачується 24 серпня за середньоденною, але в рахунок днів не йде.
Перенесення святкових днів, якщо вони збігаються з вихідними, також впливають на розрахунок. У таких випадках бухгалтер коригується з офіційним календарем.
Як порахувати компенсацію за невикористану відпустку
Компенсація рахується за тією самою формулою, що й відпускні: середньоденний заробіток × кількість невикористаних днів. Кількість днів визначають пропорційно відпрацьованому часу. За повний відпрацьований рік — 24 дні. За 7 місяців — 14 днів. За 11 місяців — повна компенсація за 24 дні, якщо звільнення не пов’язане з порушенням дисципліни.
Якщо працівник відпрацював від 6 до 12 місяців і звільняється з поважних причин (скорочення, призов на військову службу, переїзд до чоловіка/дружини за місцем його служби, вступ до навчального закладу), йому виплачують повну компенсацію.
Відпускні та військова служба
Частина працівників у 2025-2026 роках мобілізована або проходить службу за контрактом. Період служби не виключається зі стажу роботи, що дає право на відпустку, якщо людина повертається на попереднє місце. Під час служби зарплата не нараховується, тож при виході у відпустку розрахунковий період будується з урахуванням фактично відпрацьованих місяців до мобілізації та після повернення.
Якщо людина повернулася в січні 2026 року, а в серпні 2026 року йде у відпустку, розрахунковий період охоплює лютий — липень 2026 року. Тобто лише 6 повних місяців. Усе, що було до мобілізації, до розрахунку не йде, якщо вже виплачене при звільненні зі старих місць роботи.
Допомога при тимчасовій непрацездатності та відпускні
Якщо працівник у розрахунковому періоді отримував лікарняні, вони входять у загальний заробіток. Але дні хвороби виключаються з кількості днів. Тому в місяці з лікарняним число днів менше 29,4, і його рахують як неповний місяць.
Порада: при перевірці розрахунку зверніть увагу на графи «кількість днів» у розрахунковому листі. Там має бути видно, що для повного місяця стоїть 29,4, а для неповного — менше, з урахуванням виключених днів.
Як порахувати відпускні у нестандартних ситуаціях
Окремі категорії працівників мають додаткові відпустки. Наприклад, педагоги отримують 56 днів щорічної основної відпустки. У такому випадку формула та сама, але кількість днів — 56, а не 24. Середньоденна рахується за 12 місяців.
Якщо працівник згодом перейшов на іншу посаду, його стаж не переривається. Але якщо в розрахунковому періоді є місяці, коли людина працювала на іншій посаді з іншою зарплатою, вони входять у розрахунок на загальних підставах.
Якщо працівник працює за сумісництвом, відпускні нараховують за тією самою методикою. Середньоденну визначають за заробітком у цього роботодавця. Якщо сумісник відпрацював менше 2 місяців, відпустка може надаватися авансом, але це не впливає на формулу розрахунку.
Помилки, які зменшують відпускні
- Не виключені святкові дні з розрахункового періоду — зменшує середньоденну.
- Лікарняні не включені в заробіток, але дні виключені — занижує суму.
- Премії враховані частково, без щомісячних квартальних доплат, що входять у систему оплати.
- Індексація не врахована в періодах, де вона нараховувалась.
- Один і той самий місяць рахується двічі при неправильному визначенні періоду.
Якщо сума в розрахунковому листі виглядає підозріло малою, порівняйте її з формулою вище та попросіть бухгалтера показати, як саме визначено кількість днів і заробіток.
Коли відпускні виплачують
Закон зобов’язує виплатити відпускні не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки. У 2025-2026 роках це правило діє без винятків. Якщо роботодавець порушив строк, працівник має право на компенсацію за затримку. У розрахунковому листі мають бути видно дати нарахування та виплати.
Міжнародна практика: ЄС, США і українські реалії
У більшості країн ЄС відпустка оплачується за середнім заробітком за 3-12 місяців. Наприклад, у Німеччині базовий період — 13 тижнів перед відпусткою, у Франції — 12 місяців. В ЄС святкові дні завжди оплачуються окремо, не включаються у дні відпустки. Це збігається з українським підходом.
У США немає законодавчо закріпленої оплачуваної відпустки на федеральному рівні, але в приватному секторі діють корпоративні стандарти. Часто оплачують 10-15 днів залежно від стажу. Оплата — фіксована за відпрацьовані години, без прив’язки до святкових днів.
В Україні в 2025-2026 роках діє одна з найбільш детально прописаних методик у Європі. Середньоденна чітко прив’язана до календарних днів, святкові виключені, лікарняні включені частково. Це робить розрахунок прозорим, але потребує уважності бухгалтера.
Велика Британія використовує 52-тижневий період для розрахунку середнього, із виключенням тижнів, коли працівник не отримував зарплату. В Україні подібний підхід реалізовано через виключення днів без збереження зарплати.
Як перевірити свій розрахунок
Простий алгоритм для самостійної перевірки:
- Визначте розрахунковий період: 12 місяців перед місяцем відпустки.
- Випишіть усі нараховані виплати, окрім матеріальної допомоги.
- Порахуйте кількість відпрацьованих днів у кожному місяці, виключіть свята.
- Для повних місяців беріть 29,4 дня, для неповних — фактичні × 1,4.
- Поділіть заробіток на кількість днів — отримаєте середньоденну.
- Помножте на дні відпустки — отримаєте суму до оподаткування.
Якщо цифри в розрахунковому листі не збігаються, уточніть у бухгалтера, як визначено кількість днів і чи всі виплати враховані. Право на перевірку закріплено в статті 116 КЗпП.
Програмні рішення для розрахунку
У 2025-2026 роках більшість бухгалтерів використовують «BAS Бухгалтерія», «1С: ЗУП», «M.E.Doc» або хмарні сервіси на кшталт «Bookkeeper» і «Odoo». Усі вони автоматично виключають святкові дні та враховують лікарняні, але кінцевий контроль все одно залишається за людиною. Помилка в налаштуваннях календаря або в коді виплати може спотворити суму на тисячі гривень.
Деякі компанії ведуть розрахунки в Excel-шаблонах. Це зручно, якщо є одна стандартна ситуація, але в разі зміни ставки, повернення з декрету або лікарняного шаблон треба перевіряти вручну.
Як порахувати відпускні при звільненні
При звільненні компенсація рахується так само: середньоденна за 12 місяців (або фактичний період), помножена на кількість невикористаних днів. Кількість днів визначається пропорційно: 24 дні за повний рік, 2 дні за місяць (24 ÷ 12). Якщо людина відпрацювала 4 місяці, компенсація = 2 × 4 = 8 днів. Якщо звільнення відбувається з вини працівника, компенсація може бути зменшена за рішенням суду.
Якщо в розрахунковому періоді є неповні місяці, дні рахують за тими самими правилами, що й для відпускних.
Часті запитання (FAQ)
Чи входять лікарняні у відпускні?
Так, суми лікарняних входять у загальний заробіток для розрахунку середньоденної, але дні хвороби виключаються з кількості днів розрахункового періоду.
Як рахувати відпускні, якщо відпрацьовано менше 2 місяців?
Розрахунковий період — фактично відпрацьані дні, помножені на 1,4. Якщо місяць відпрацьований повністю, беруть 29,4 дня, якщо частково — фактичні дні × 1,4.
Чи впливає індексація на суму відпускних?
Так, індексація, нарахована в розрахунковому періоді, входить у загальний заробіток і збільшує середньоденну.
Як порахувати відпускні при переведенні на іншу посаду?
Розрахунковий період будується з урахуванням зарплати на обох посадах. Якщо переведення відбулося в межах 12 місяців перед відпусткою, у розрахунок входять обидва періоди.
Чи оплачуються святкові дні у відпустці?
Так, якщо свято припадає на дні відпустки, його оплачують за середньоденною, але в рахунок днів воно не йде. Відпустка фактично подовжується.
Чи можна взяти відпустку авансом і як це вплине на розрахунок?
Авансова відпустка оплачується на загальних підставах. Якщо в розрахунковому періоді є неповний місяць через майбутнє повернення, його рахують як фактично відпрацьований.
Чи враховується премія у відпускних?
Щомісячні премії входять у заробіток повністю. Квартальні та річні премії включаються в розрахунок пропорційно до місяців, у яких вони нараховані.
Як порахувати відпускні педагогу?
Формула та сама, але кількість днів основної відпустки — 56 календарних днів. Додаткові відпустки для окремих категорій педагогів додаються до основної.
Чи змінюється порядок розрахунку у 2026 році?
Методика залишається сталою з 1996 року, але перелік святкових днів щороку переглядається. У 2025-2026 роках змін у базовій формулі немає, окрім коригувань у разі воєнного стану для окремих категорій.
Як перевірити, чи правильно нараховані відпускні?
Підставте свої дані у формулу вище та порівняйте з розрахунковим листом. Якщо різниця перевищує 1-2%, запитайте в бухгалтера пояснення щодо кількості днів і виплат.
Коротке пояснення ключових понять
- Середньоденний заробіток — це вся оплата праці, нарахована в розрахунковому періоді, поділена на кількість відпрацьованих днів з урахуванням святкових.
- Розрахунковий період — 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки або фактичний час роботи, якщо людина працює менше року.
- Коефіцієнт 1,4 — співвідношення середньомісячної кількості календарних днів (30,44) до середньотижневого числа (5,7). Використовується для неповних місяців.
Як порахувати відпускні — це не магія, а арифметика з урахуванням кількох правил. Визначте період, порахуйте дні, додайте заробіток, розділіть, помножте на дні відпустки. Якщо в розрахунковому листі сума не збігається — перевіряйте, чи правильно виключені свята, чи враховані лікарняні та премії, чи коректно визначено кількість днів для неповних місяців. За потреби вимагайте від бухгалтера детальний розрахунок у письмовій формі.
Залишити відповідь